Krav til dokumentasjon i sluttrapporten
Kravet til dokumentasjon avhenger av størrelsen på tildelingsbeløpet. Her får du mer informasjon om hvilken dokumentasjon vi krever.
Sparebankstiftelsen DNB deler ut betydelige midler hvert år. Vi er opptatt av at midlene skal brukes som avtalt, og ønsker derfor dokumentasjon på dette som en del av sluttrapporten.
Under ser du hvilken type dokumentasjon som er tilfredsstillende ut ifra størrelsen på det tildelte beløpet.
For samtlige breddetildelinger ønsker vi et prosjektregnskap i sluttrapporten. Regnskapet skal vise at pengene er brukt i henhold til tildelingsbrevet eller godkjent omdisponering. En revisor må gi en uttalelse om prosjektregnskapet i samsvar med revisjonsstandard ‘ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger’ og i samsvar med følgende mal som er utarbeidet for breddetildelinger: Last ned malen her.
Det er viktig at hovedmottaker setter seg godt inn i kravene, og informerer alle sekundære mottakere om fremtidig revisjon av prosjektet, slik at dokumentasjon er lett tilgjengelig ved forespørsel.
For at sluttrapport skal bli tilgjengelig, må oppgaven «Innrapportere fordeling av breddetildeling» være fullført i søknadsportalen.
Du må legge ved bilag i sluttrapporten, det vil si kvitteringer/fakturaer eller annen dokumentasjon, som viser hva pengene er brukt til. For at det skal være enkelt å kontrollere bilagene, må alle bilagene være leselige og gjerne nummererte. Dersom tildelingen er en del av et større prosjekt, så er det kun nødvendig å dokumentere den summen dere har fått fra Sparebankstiftelsen DNB.
Du skal legge ved et prosjektregnskap i sluttrapporten. Dette skal vise at pengene er brukt i henhold til tildelingsbrevet eller godkjent omdisponering. Prosjektregnskapet skal være godkjent og signert av kontaktpersonen for søknaden sammen med en annen tillitsperson i søkerorganisasjonen.
I tillegg skal du legge ved bilag i sluttrapporten, det vil si kvitteringer/fakturaer eller annen dokumentasjon som viser hva pengene er brukt til. For at det skal være enkelt å kontrollere bilagene, må alle bilagene være leselige og gjerne nummererte. Dersom tildelingen er en del av et større prosjekt, så er det kun nødvendig å dokumentere den summen dere har fått fra Sparebankstiftelsen DNB.
Du skal legge ved et prosjektregnskap i sluttrapporten. Regnskapet skal vise at pengene er brukt i henhold til tildelingsbrevet eller godkjent omdisponering.
En revisor må gi en uttalelse om prosjektregnskapet i samsvar med revisjonsstandard ‘ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger‘.
Dette betyr at revisor skal kontrollere deler av prosjektregnskapet ved å gjøre stikkprøver av bilag som til sammen utgjør 50 prosent av de totale kostnadene i prosjektregnskapet, etter følgende kriterier:
- Finnes bilagene, og er de korrekt ført i prosjektregnskapet?
- Gjelder alle utgiftene aktiviteter i perioden hvor tiltaket er gjennomført?
- Er det noen av kostnadene som skiller seg ut og ikke har noe med tildelingen å gjøre, enten i størrelse eller type eller som ikke fremstår som gyldige og naturlige?
- Er det store avvik mellom budsjettet og regnskapet? (Større enn 50% på en post). Dersom tildelingsbeløpet er redusert i forhold til omsøkt beløp skal dette tas i betraktning.
En uttalelse skal legges ved sluttrapporten fra en revisor, i henhold til følgende mal:
Pdf-fil:
Word doc:
Du skal legge ved et prosjektregnskap i sluttrapporten. Regnskapet skal vise at pengene er brukt i henhold til tildelingsbrevet eller godkjent omdisponering.
En ekstern revisor skal foreta en revisjon av regnskapet i henhold til revisjonsstandard ISA 805.
Det reviderte regnskapet skal legges ved sluttrapporten.
Dokumentasjon av bruktkjøp
For å dokumentere bruktkjøp via Finn.no eller tilsvarende portaler, kan det sendes skjermbilde av annonsen i tillegg til kopi av bankbilag for overføring av kjøpesummen eller skjermbilde av Vipps, som viser sum, beskrivelse av kjøpet og mottaker. Dersom prisen forhandles, kan dere legge til dokumentasjon som viser den nye prisen.
Ved større innkjøp vil det normalt inngås en kjøpekontrakt. Da kan denne vedlegges i tillegg til betalingsdokumentasjon. Se gjerne Forbrukerrådets løsninger for dette.